Технология "активный шаблон"
Технология "Активный шаблон" - одна из наиболее важных новаций версии 3.0 - стала важнейшим инструментом управления документами.
Редактирование документа ведётся в его конечном виде, а введённые данные автоматически сохраняются в "своих" местах и взаимоувязываются с документом.
С помощью заготовленных управляемых шаблонов данная технология позволяет ускорить и облегчить создание типовых документов предприятия, таких как коммерческие предложения, договоры, отчеты, письма, заявки, заказы и т.п. Каждый шаблон представляет собой набор элементов оформления документа, полей для заполнения и связей с используемыми данными.
На любой стадии готовности документа его можно сохранить в базе данных. При этом сохранятся его текущее состояние и предыдущие версии, все данные введенные в процессе работы над ним, а также все связи документа с этими данными. В любой момент можно продолжить работу над документом или предоставить это другому сотруднику в соответствии с установленными бизнес-процессами.
Иcпользование технологии "активный шаблон" дает следующие несомненные преимущества:
- Создание документов ведется наиболее удобным и наглядным для пользователей способом.
- Простота, доступность, дружелюбный интерфейс предъявляют минимальные требования к пользователям и сводят к минимуму затраты на их обучение работе с Системой и документами.
- Достижение "безбумажного документооборота".
- Исключение дублирования хранимых данных.
- Применение заготовленных шаблонов и повторное использование уже введенных данных существенно сокращает время создания документа и резко снижает вероятность ошибок и неточностей.
- Встроенный конструктор шаблонов позволяет оперативно вносить изменения в существующие шаблоны и наращивать их состав.
- Структурированное хранение документов, расширяемые служебные атрибуты, распределенное и взаимоувязанное хранение данных позволяют быстро осуществлять поиск нужной информации.
- Распределение прав пользователей на доступ к данным и действиям над ними, протоколирование всех действий обеспечивают высокую степень защиты данных и документов.
- Единое хранилище документов, данных, справочной информации и единая среда работы пользователей позволяют устанавливать единые корпоративные стандарты при работе с информацией, как с общедоступной, так и с конфиденциальной.
- Взаимосвязи данных и документов позволяют выводить различные срезы информации, проводить анализ и статистику хранимой информации, создавать установленную отчётную документацию.
- Версионность хранения документов и данных позволяет прослеживать всю историю работы над ними и при необходимости производить возвраты к нужным версиям.
Документ создается на основе выбранного шаблона, в котором уже введена нужная информация, задано оформление и правила заполнения полей.
Пользователь работает с конечным видом документа и лишь при необходимости может внести правки в его оформление.
При вводе данных в существующие поля система автоматически обращается к тем или иным массивам данных для их выбора или ввода новых, сохраняя связи с ними.
После ввода данных производится выгрузка документа в нужном формате и отправка адресату.
